Processing of personal data
GDPR
Introduction
- what personal data of yours the Controller processes;
- for what purpose and for how long the Controller processes your personal data;
- what rights arise from this and how you can exercise them.
Overview of basic terms
Níže pro lepší srozumitelnost uvádíme krátký přehled základních pojmů, které se vztahují ke zpracování osobních údajů, a to v souladu s jejich definicí dle GDPR:
Osobní údaj – jakákoliv informace o fyzické osobě (subjektu údajů, v tomto případě členů Správce) ze které je subjekt údajů identifikovaný nebo identifikovatelný, ať již přímo (ze samotného údaje) nebo nepřímo (ve spojení s dalšími údaji, jež má správce k dispozici) například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Zpracování osobních údajů – jakákoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Správce – správcem je osoba (fyzická nebo právnická), orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
Zpracovatel – zpracovatelem je osoba (fyzická nebo právnická), orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, která provádí zpracování osobních údajů pro správce.
Příjemcem – příjemcem je osoba (fyzická nebo právnická), orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje poskytnuty.
Profilování – jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k subjektu údajů, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.
Principles and Procedures for the Processing of Personal Data
Při zpracování Vašich osobních údajů Správce dodržuje následující zásady a postupy:
- Vaše osobní údaje zpracovává korektně, zákonným a transparentním způsobem;
- Vaše osobní údaje zpracovává pouze pro účely, jak jsou popsány v tomto dokumentu a pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění takových účelů;
- Vaše osobní údaje považuje vždy za pravdivé, přesné a aktuální, v případě jakékoliv změny Vašich osobních údajů Vás tímto žádá o jejich aktualizaci;
- Vaše osobní údaje zpracovává pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů zpracování, jak je specifikována níže v tomto dokumentu;
- Vaše osobní údaje chrání tak, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití nebo zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat, případně aby nedošlo k jinému porušení zabezpečení Vašich osobních údajů;
- při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k rozhodování založeném výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by mělo pro Vás právní účinky nebo obdobné účinky, které by se Vás obdobným způsobem významně dotýkaly;
- Správce své zpracovatele, jak jsou dále uvedeni v těchto podmínkách, řádně vybral, aby zamezil zneužití Vašich osobních údajů.
Categories of processed personal data
1.1. Pro registraci do Aplikace musíte sdělit své osobní údaje Správci, a to v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa a adresa bydliště. Tyto Vaše údaje sdělíte Správci vyplněním přihlášky ke členství, jež je dostupná online na webových stránkách Správce / v prostorách Správce na vyžádání od pověřené osoby Správce (manažera, sekretáře apod.). Na základě těchto osobních údajů Vás pověřená osoba Správce registruje do Aplikace.
1.2. Po registraci Vaší osoby Správcem jsou do Aplikace dále povinně vyplňovány pověřenou osobu Správce další Vaše osobní údaje pro splnění účelů zpracování. Jedná se o následující osobní údaje:
1.2.1. Titul;
1.2.2. Rodné číslo;
1.2.3. Handicap – unikátní číslo znázorňující kvalitu hráčů golfu;
1.2.4. Telefonní číslo;
1.2.5. Emailová adresa;
1.2.6. Členské číslo;
1.2.7. Doba členství;
1.2.8. Informace o platbách, které jste provedli;
1.2.9. Údaje o sms zprávách a emailech, které Vám byly z Aplikace zaslány;
1.2.10. Údaje o Vašich sportovních výsledcích ze systému České golfové federace – o tom, jak jste turnaj odehrál a průběh turnaje.
1.3. Vaše osobní údaje získáváme přímo od Vás okamžikem, kdy tyto údaje sdělíte za účelem registrace do Aplikace Správci, a to vyplněním přihlášky ke členství dostupné online na webových stránkách Správce / v prostorách Správce.
1.4. Dále Správce získává údaje i z jiných zdrojů, a to od České golfové federace, jež údaje o průběhu Vašich turnajů zveřejňuje na svých webových stránkách.
Purpose, legal basis and period of processing
Účel zpracování
2.1. Správce zpracovává Vaše osobní údaje pro následující účely:
2.1.1. poskytnutí plnění na základě smlouvy o členství se Správcem, jejíž obsah je vymezen podmínkami členství;
2.1.2. zasílání obchodních sdělení;
2.1.3. vypořádání případných nároků mezi Vámi a Správcem;
2.1.4. plnění právních povinností, které pro Správce vyplývají z právních předpisů;
2.1.5. vyřízení Vaších případných žádostí, podnětů nebo stížností.
Správce nemůže zpracovávat Vaše osobní údaje pro jiné účely než výše uvedené.
Právní základ zpracování
2.2. Správce zpracovává Vaše osobní údaje, abyste mohli být v Aplikaci registrování jako členi Správce a Správce tak mohl spravovat agendu svých členů. Vaše údaje tak zpracovává na základě Vašeho přijetí podmínek členství, které tedy představují právní základ zpracování.
2.3. Zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení je založeno na oprávněném zájmu Správce na propagaci své činnosti a informování členů o plánovaných událostech.
2.4. Správce zpracovává Vaše osobní údaje dále pro vypořádání případných nároků mezi Vámi a jím na základě jeho oprávněného zájmu na ochranu jeho práv.
2.5. Zpracování pro účel plnění povinností, které pro Správce vyplývají z právních předpisů, je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na Správce vztahují.
2.6. Správce zpracovává Vaše osobní údaje, aby mohl vyřídit Vaše žádosti, podněty či jiné stížnosti, a to na základě jeho oprávněného zájmu na vyřízení Vaší žádosti v souladu s právními předpisy.
Doba zpracování
2.7. Vaše osobní údaje Správce zpracovává po dobu, která je nezbytná k naplnění účelů jejich zpracování, které jsme popsali výše. Pokud Správce pozbude účel a právní základ, pak není již nadále oprávněn Vaše osobní údaje dále zpracovávat.
2.8. V případě poskytnutí plnění na základě podmínek členství, Vaší registrace v Aplikaci a umožnění Správci spravovat agendu svých členů zpracovává Správce Vaše osobní údaje po dobu trvání Vašeho členství.
2.9. Vaše osobní údaje za účelem zasílání obchodních sdělení zpracovává po dobu trvání Vašeho členství. Pokud jste pro období po ukončení Vašeho členství udělili souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení při vyplňování přihlášky ke členství dostupné online na webových stránkách Správce / v prostorách Správce, budou Vaše údaje zpracovávány pro tento účel i po ukončení Vašeho členství do doby, než svůj souhlas odvoláte. Odvoláním Vašeho souhlasu již Správce nemůže takové údaje dále zpracovávat.
2.10. Následně Správce zpracovává Vaše osobní údaje po dobu 10 let od ukončení Vašeho členství. Tato doba slouží ke splnění právních povinností Správce a na vypořádání případných nároků mezi Vámi a Správcem a dále souvisí s provozem a technickou údržbou systémů Správce a Aplikace. Výše uvedené se nevztahuje na údaje o handicapu, o sportovních výsledcích člena ze systému ČGF, tyto údaje jsou po ukončení Vašeho členství zpracovávány pouze, pokud jste udělili souhlas s takovým zpracováním při vyplňování přihlášky ke členství dostupné online na webových stránkách Správce / v prostorách Správce a budou zpracovávány pouze do doby, než svůj souhlas odvoláte.
2.11. Souhlas se zpracováním osobních údajů dle odst. 2.10 tohoto dokumentu udělujete coby člen Správce za podmínky, že jste dovršili věk 15 let. Pokud jste mladší než 15 let, souhlas se zpracováním uděluje Váš zákonný zástupce (rodič) i Vy za podmínky, že jste rozumově a volně vyspělý k pochopení obsahu tohoto dokumentu a udělení souhlasu, jinak pouze Váš zákonný zástupce. V případě, že souhlas udělí člen mladší 15 let, který není schopný porozumět obsahu tohoto dokumentu, Správce takový údaj smaže a bude vyžadovat, aby v takovém případě souhlas se zpracováním udělil zákonný zástupce. Pokud máte za to, že souhlas Správci poskytl člen mladší 15 let, aniž by dostatečně rozuměl obsahu dokumentu, kontaktuje prosím Správce na e-mailu info@golfbarbora.cz, aby mohl tuto situaci napravit.
2.12. Pro účely vyřízení Vašich žádostí, podnětů nebo stížností Vaše osobní údaje Správce zpracovává po dobu potřebnou na jejich vyřízení včetně doby potřebné na prokázání toho, že k jejich vyřízení došlo v souladu s právními předpisy.
Recipients of your personal data
3.1. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány Správcem nebo zpracovatelem či zpracovateli, pověřeným(i) Správcem ke zpracování osobních údajů. Za tímto účelem Správce Vaše osobní údaje nebo jejich část zpracovatelům poskytuje jako jedné z kategorií příjemců osobních údajů. Zpracovateli jsou:
3.1.1. naše společnost GolferIS.cz s.r.o.
3.2. Veškeré povinnosti Správce ve vztahu ke zpracování Vašich osobních údajů se vždy vztahují i na Správcem pověřené zpracovatele.
3.3. Správce nepředává Vaše osobní údaje mimo Evropskou unii.
Security of your personal data
4.1. Správce uplatňuje přiměřená technická a organizační opatření, aby zajistil ochranu Vašich zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vaším osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Za tím účelem Správce zvolil zejména náležitá technická opatření a předem stanovené postupy, jejichž dodržování kontroluje.
Your rights arising from the processing of personal data and their application
Přehled práv
5.1. V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám náleží práva vyplývající z čl. 15 až 22 a 77 GDPR, která můžete uplatnit vůči Správci. Těmito právy jsou:
5.1.1. právo na přístup k Vašim osobním údajům;
5.1.2. právo na opravu Vašich osobních údajů;
5.1.3. právo na výmaz Vašich osobních údajů;
5.1.4. právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;
5.1.5. právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;
5.1.6. právo vznést námitku;
5.1.7. právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýká;
5.1.8. právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Právo na přístup k osobním údajům
6.1. Máte právo od Správce obdržet informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracovává. Pokud Vaše osobní údaje zpracovává, máte zároveň právo obdržet od Správce informace o:
6.1.1. účelech, pro které Vaše osobní údaje zpracovává;
6.1.2. jaké kategorie dotčených osobních údajů se jedná;
6.1.3. příjemcích Vašich osobních údajů, tj. zda někomu Vaše osobní údaje předává, a to zejména o příjemcích ze zemí mimo Evropskou unii nebo v mezinárodních organizacích; v případě předání do třetí země nebo mezinárodní organizaci máte právo být informován o vhodných zárukách podle čl. 46 GDPR;
6.1.4. plánované době, po kterou bude osobní údaje uchovávat, případně o kritériích pro určení této doby;
6.1.5. právu na opravu, výmaz nebo omezení zpracování Vašich údajů, nebo právu vznést námitku proti tomuto zpracování;
6.1.6. právu podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je zpravidla Úřad pro ochranu osobních údajů;
6.1.7. veškerých dostupných informací o tom, z jakého zdroje získal Vaše osobní údaje, pokud je nezískal přímo od Vás;
6.1.8. skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás.
6.2. Máte právo, aby Vám zaslal kopii Vašich zpracovávaných osobních údajů. Kopii poskytuje bezplatně. Upozorňujeme, že za další kopie, o něž si opakovaně zažádáte, je Správce již oprávněn účtovat přiměřený poplatek. Jeho výše bude odpovídat administrativním nákladům, které mu tím vzniknou.
Právo na opravu osobních údajů
7.1. Veškeré osobní údaje zpracovává v dobré víře a vyvíjí maximální úsilí, aby šlo o údaje přesné a aktuální. Může se však z důvodu chyby stát, že Vaše zpracovávané osobní údaje budou nepřesné. V takovém případě máte právo po Správci požadovat, aby Vaše nepřesné osobní údaje opravil nebo doplnil.
Právo na výmaz osobních údajů
8.1. Máte právo požadovat, aby Správce vymazal Vaše osobní údaje, které zpracovává. Vaší žádosti je povinen vyhovět, pokud:
8.1.1. Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
8.1.2. odvoláte souhlas, jestliže na jeho základě byly Vaše osobní údaje zpracovávány, to však pouze za předpokladu, že neexistuje jiný právní základ pro zpracování;
8.1.3. vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu, avšak pouze za předpokladu, že neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo pokud vznesete pouze námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu;
8.1.4. Vaše osobní údaje zpracovává Správce protiprávně;
8.1.5. Vaše osobní údaje musí Správce vymazat, aby tím jako správce osobních údajů splnil právní povinnost stanovenou právními předpisy České republiky nebo Evropské unie;
8.1.6. je Vám 15 a více let a Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě Vašeho souhlasu, případně na základě souhlasu Vašeho zákonného zástupce, jste-li mladší než 15 let.
8.2. Upozorňujeme, že z výše uvedených povinností existují výjimky. Správce není povinen vymazat Vaše osobní údaje i přesto, že by k tomu byl jinak povinen, kdy je zpracování nezbytné:
8.2.1. pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva České republiky nebo Evropské unie, které se na něj jako správce vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým by byl jako správce pověřen;
8.2.2. pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
8.2.3. a pro další důvody, které obsahuje čl. 17 odst. 3 GDPR.
8.3. Upozorňujeme, že v ostatních případech není Správce povinen Vaše jím zpracovávané osobní údaje vymazat.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
9.1. Máte právo požadovat, aby Správce omezil zpracování Vašich osobních údajů. Vaší žádosti je povinen vyhovět, pokud:
9.1.1. popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby mohl jejich přesnost ověřit;
9.1.2. je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní a Vy místo výmazu osobních údajů žádáte pouze omezení jejich použití;
9.1.3. již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
9.1.4. jste vznesli námitku proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, tak omezí zpracování Vašich osobních údajů do té doby, než ověří, zda jeho oprávněné důvody převažují nad Vašimi uvedenými v námitce.
9.2. V době, po kterou bude zpracování Vašich osobních údajů omezeno, bude zpracovávat Vaše osobní údaje pouze na základě Vašeho souhlasu s takovým zpracováním. Upozorňujeme, že i bez souhlasu je oprávněn mít Vaše osobní údaje uloženy, zpracovávat je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo jejího členského státu.
Právo na přenositelnost osobních údajů
10.1. Máte právo požadovat, aby Vám Správce předal Vaše osobní údaje, pokud budou splněny všechny tyto podmínky současně:
10.1.1. tyto osobní údaje jste mu poskytli sami na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo v souvislosti s plněním smlouvy, jejíž smluvní stranou jste a
10.1.2. uvedené osobní údaje automatizovaně zpracovává.
10.2. Strukturovaný soubor s Vašimi osobními údaji Vám předá ve formátu, který je běžně používaný a zároveň strojově čitelný.
10.3. V případě, že jsou splněny všechny výše uvedené podmínky současně, máte zároveň právo takto poskytnutý soubor s Vašimi osobními údaji předat jinému správci nebo po Správci požadovat, aby uvedený soubor s osobními údaji předal jinému správci přímo on. Vaší žádosti o předání souboru s osobními údaji přímo jím vyhoví, pokud to pro něj bude technicky proveditelné.
Právo vznést námitku
11.1. Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud tyto údaje Správce zpracovává na základě oprávněného zájmu nebo veřejného zájmu, včetně profilování.
11.2. Oprávněný zájem na zpracování může mít Správce nebo třetí osoba. Pokud vznesenou námitku Správce obdrží, nebude Vaše osobní údaje dále zpracovávat. To však neplatí v případě, kdy má Správce pro takové zpracování Vašich osobních údajů závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy, právy a/nebo svobodami, případně pokud je nutné zpracovávat uvedené osobní údaje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případě, že Správce shledá závažné oprávněné důvody, bude Vás o tom neprodleně informovat.
11.3. Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud tyto údaje Správce zpracovává pro účely přímého marketingu, včetně profilování. Pokud vznesenou námitku Správce obdrží, nebude Vaše osobní údaje dále zpracovávat.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
12.1. Máte právo podat stížnost přímo u dozorového úřadu v členském státě Evropské unie. Pro Českou republiku se obraťte na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem na Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací o jeho činnosti a způsobu, jakým podat stížnost, naleznete na jeho webových stránkách dostupných na adrese www.uoou.cz nebo v sídle Úřadu.
Informace k uplatňování Vašich práv
- Vaše práva můžete uplatnit na e-mailové adrese Správce info@golfbarbora.cz či ji můžete zaslat i na adresu Správce: U Císařských lázní 368/7, 415 01 Teplice.
- Jakmile Správce obdrží Vaši žádost, ze které nebude patrné, kdo je žadatelem, bude muset ověřit Vaši totožnost, tedy skutečnost, že žádost učinila k tomu oprávněná osoba. Pokud by si totiž o Vaší totožnosti nebyl jistý, mohlo by se stát, že Vaše osobní údaje poskytne třetí osobě. V případě, že Správci odmítnete poskytnout součinnost při ověřování Vaší totožnosti, nebude moci žádosti vyhovět.
- Na Vaši žádost Správce zareaguje bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení Vaší žádosti. Pokud nebude z určitých důvodů možno Vaši žádost v uvedené lhůtě zpracovat, zašle Vám Správce o tom oznámení, v němž uvedenou lhůtu prodlouží maximálně o další dva měsíce (tj. maximálně na celkové tři měsíce).
- Odpověď na Vaši žádost Vám zašle Správce na e-mail, ze kterého žádost obdržel. Pokud trváte na tom, aby Vás Správce o vyřízení žádosti informoval jiným způsobem, například poštou, sdělte, prosím, tuto informaci přímo v podané žádosti.
- Vaše žádosti vyřizuje Správce bezplatně. Správce je však oprávněn po Vás požadovat uhrazení nákladů spojených s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, pokud by byla podaná žádost nedůvodná nebo nepřiměřená (především pokud by se opakovala). V takovém případě je Správce oprávněn i rovnou odmítnout žádosti vyhovět.